Postępy w technologii biznesowej i całej branży IT zwiększyły zapotrzebowanie na outsourcingowe zespoły wsparcia IT i usługi zarządzane.
Jeśli rozwijasz swoją firmę, Twoje podstawowe kompetencje powinny być Twoim głównym celem. Czasami może to być trudne w przypadku wewnętrznych zespołów IT, ponieważ wymagają one stałego zarządzania codziennymi zadaniami i szkoleniami. Oba są kosztowne i czasochłonne; jednak nie są to jedyne problemy, które napotkasz, utrzymując pełnoetatowy personel IT.
W tym obszernym przewodniku po outsourcingu IT przyjrzymy się zaletom outsourcingu, a także porównamy zalety i wady zleconych operacji biznesowych. Oto krótkie spojrzenie na rozdziały, które omówimy, oraz linki umożliwiające przejście do różnych sekcji:
- Outsourcing IT In-house
- Kto powinien outsourcingować?
- Outsourcing offshore a outsourcing lokalny
- Redukcja kosztów i wydajność
- Jak znaleźć odpowiedniego dostawcę usług zarządzanych (MSP)
- Możliwe problemy i sygnały ostrzegawcze
- Kiedy należy rozważyć outsourcing?
- Pełne korzyści z rozwiązań outsourcingowych
Outsourcing a In-house
Kiedy chcesz powiększyć swój zespół i dodać nowych członków do swojej działalności biznesowej, sprawy mogą się nieco skomplikować. Twój menedżer ds. rekrutacji prawdopodobnie będzie miał trudności ze znalezieniem kandydatów o odpowiednim poziomie wiedzy specjalistycznej, a gdy to zrobią, zwykle wiąże się to ze zwiększonymi kosztami operacyjnymi.
Pogorszenie jakości może stać się problemem, jeśli nie możesz znaleźć odpowiednich osób do pełnienia ról. Chcesz, aby Twój kierownik projektu IT był dobrze wykształcony i zaawansowany technologicznie z doskonałymi umiejętnościami zarządzania. Niestety, tacy członkowie personelu są tak rzadcy jak jednorożce ze względu na ograniczoną pulę talentów. Posiadanie jednej osoby na tak ważnym stanowisku również wiąże się z ryzykiem na dłuższą metę. Jeden dzień choroby może mieć znaczący wpływ na ogólną wydajność, podczas gdy zespoły zlecone na zewnątrz nie mogą postawić Cię w takiej sytuacji.
Nowi członkowie wymagają przeszkolenia i sprzętu, a także dodatkowej powierzchni biurowej. Należy również wziąć pod uwagę proces wdrażania i krzywa uczenia się. Obecna technologia stale się rozwija, dlatego często potrzebne są dodatkowe aktualizacje sprzętu i oprogramowania. Wszystko to wymaga dodatkowego zarządzania zasobami wewnętrznymi oraz dalszych inwestycji w technologię i szkolenia.
Współpraca ze zdalnym zespołem z firmy zajmującej się outsourcingiem procesów biznesowych zwiększa produktywność, usuwając większość negatywnych aspektów utrzymywania zespołu wewnętrznego, o których mowa powyżej. Outsourcing umożliwia lepszą komunikację w firmie, całodobowe wsparcie dla pracowników oraz usprawniony system sprzedaży biletów, który ma na celu zapewnienie maksymalnej satysfakcji klienta. Partner outsourcingowy pokrywa koszty operacyjne po ich stronie, a Ty płacisz tylko za świadczone usługi, zapewniając w ten sposób efektywne zarządzanie funduszami i oszczędność kosztów.
Kto powinien outsourcingować?
Korzyści z outsourcingu różnią się w zależności od modelu biznesowego i planowania. Firmy, które chcą zwiększyć skalę w przyszłości, mają większe szanse na sukces, jeśli korzystają z usług firmy outsourcingowej.
Czasy reakcji zespołu wewnętrznego różnią się w zależności od innych obowiązków. To zawsze prowadzi do dłuższych przestojów i problemów z komunikacją, które mogą spowolnić cały proces biznesowy w firmie.
Twoja główna działalność może zostać całkowicie spowolniona, jeśli personel zaplecza nie spełnia wymaganego poziomu wiedzy. Lokalizacja Twojego biura zwykle decyduje o tym, jakiego rodzaju talenty możesz przyciągnąć – problem, który można łatwo rozwiązać dzięki zewnętrznym zespołom wsparcia IT.
Gdy współpracujesz z firmą świadczącą usługi zarządzane, stały dostęp do puli talentów, którą można dostosować do konkretnych potrzeb, pomaga w lepszym zarządzaniu funduszami i alokacji zasobów. Jednak skalowanie nie jest jedynym powodem, dla którego chciałbyś współpracować z zewnętrznym zespołem. Jeśli Twoi pracownicy lub klienci potrzebują ciągłej uwagi i pomocy, skorzystanie z kompleksowego działu pomocy technicznej prowadzi do lepszej obsługi klienta.
Outsourcing offshore a outsourcing lokalny
Termin outsourcing może być uniwersalny dla obu modeli biznesowych, ale istnieje znacząca różnica między zespołami wsparcia offshore a rozwiązaniami lokalnymi.
Offshore outsourcing ma jedną zaletę, a jest nią dostęp do globalnych talentów. Na globalnym rynku outsourcingu wiele firm szuka programisty aplikacji mobilnych, wirtualnego asystenta, programistę stron internetowych, twórcę treści w mediach społecznościowych i pełne zespoły programistyczne. Niektóre organizacje zlecają nawet swojemu menedżerowi ds. marketingu, badaniu rynku i generowaniu leadów. Niektórzy zwracają się do globalnej puli talentów, aby zatrudnić freelancerów, którzy świadczą usługi IT.
Istnieje jednak zbyt wiele wad, jeśli chodzi o outsourcing offshore, szczególnie jeśli chodzi o technologię informacyjną. Problem z globalnym outsourcingiem do zespołów offshore polega na tym, że zwykle mają one barierę językową i mogą pracować w różnych godzinach pracy. Oznacza to, że prawdopodobnie wystąpią problemy z komunikacją, co z kolei prowadzi do zmniejszenia produktywności i dłuższych przestojów. Pomoc na miejscu jest niemożliwa ze względu na ich fizyczną lokalizację.
Lokalny outsourcing IT jest nieco inny. Fakt, że zarówno Twój, jak i Twój usługodawca znajduje się w tym samym stanie/kraju, istnieje duża szansa, że jego pracownicy w pełni zrozumieją potrzeby i cele Twojej firmy. Jeśli zatrudnisz lokalny punkt pomocy, Twoi pracownicy mogą zapewnić profesjonalne i terminowe wsparcie w razie potrzeby. W przypadku trudności technicznych wsparcie na miejscu jest dostępne i łatwe do zapewnienia. Krótsze przestoje zapewniają nieprzerwaną ciągłość biznesową Twojej firmy.
Redukcja kosztów i wydajność
Dokładny koszt outsourcingu zależy od rodzaju usług, które chcesz uzyskać. Zazwyczaj usługi zarządzane oferują:
Zdalne zarządzanie i monitorowanie, które powinno obejmować monitorowanie urządzeń 24/7/365, system biletowy, oprogramowanie antywirusowe, raportowanie i wiele więcej
Pełna obsługa IT Help Desk, która zapewnia wszystkie powyższe, a także konserwację serwera i poczty e-mail, wsparcie aplikacji i zarządzanie incydentami.
Usługi inżynieryjne na miejscu łączą wszystkie powyższe elementy, a także konserwację prewencyjną, wsparcie i rozwiązania dotyczące komputerów stacjonarnych i infrastruktury, wytyczne dotyczące mapy drogowej technologii, zoptymalizowany czas pracy bez przestojów i nie tylko z fizyczną pomocą techniczną na miejscu.
W zależności od aktualnej wielkości personelu i rozwoju rynku możesz dodawać lub usuwać członków personelu zdalnego zespołu, w zależności od wymaganych zadań outsourcingowych. Taka swoboda finansowa upraszcza zarządzanie i pozwala obliczyć dokładne koszty działalności. Na dłuższą metę przeznaczysz więcej środków na biznesplany niż na dodatkowy sprzęt i powierzchnię biurową.
Jak znaleźć odpowiedniego dostawcę usług zarządzanych ?
Twój zewnętrzny partner IT powinien mieć na uwadze Twoje najlepsze interesy, więc jeśli nie chcą rozwiązać Twoich problemów, zanim się pojawią, możesz poszukać gdzie indziej.
Jak ze wszystkim, zadawanie pytań to zawsze dobry początek. Jeśli jednak nie zapytasz właściwych, możesz skończyć podpisaniem umowy z niewłaściwą firmą. Szybki rozwój branży IT otworzył więcej miejsca dla firm, ale nie wszystkie z nich są dobre. Ich poziom wiedzy i reputacji to tylko kilka aspektów, którymi powinieneś się przyjrzeć. Oto kilka pytań, które powinieneś zadać:
Czy działają lokalnie?
Posiadanie zespołu wsparcia w Twojej okolicy może mieć duże znaczenie, gdy potrzebujesz natychmiastowej pomocy na miejscu.
Czy mają umowy dotyczące czasu rozwiązania problemu?
Gdy napotkasz problem, chcesz, aby został on rozwiązany jak najszybciej. Oczekiwanie na wstrzymanie może stać się stałym problemem, jeśli dostawca usług nie gwarantuje terminowych odpowiedzi i wsparcia.
Czy ich zespół jest wystarczająco wykwalifikowany?
Powinni znać i rozumieć Twój biznes od podstaw. Jeśli nie rozumieją Twoich celów i wizji, nie są w stanie zapewnić odpowiedniego wsparcia osobom, które są zależne od Twojej firmy.
Czy mają historię?
Renomowane firmy mają tendencję do dłuższego prowadzenia działalności, więc powinny mieć dobrą historię i czystą historię.
Czy zapewniają całodobowy zasięg?
Niektóre zarządzane rozwiązania nie będą oferować 24/7/365. Stałe monitorowanie prowadzi do skrócenia czasu reakcji i zapobiegania problemom. Problemów w nocy nie można rozwiązać, jeśli dostawca usług nie działa w godzinach nocnych.
Czy są proaktywni czy reaktywni?
Proaktywni dostawcy usług rozwiązują problemy, zanim staną się one problemem. Szukają luk w zabezpieczeniach i monitorują Twoje środowisko, aby wykryć potencjalne zagrożenia i chronić Cię przed nimi. Zespoły reaktywne nie działają tak prewencyjnie.
Czy jesteś zadowolony z ich poziomu komunikacji?
Umiejętności komunikacyjne są kluczowe. Ponownie, proaktywni dostawcy usług będą lepszymi partnerami, ponieważ będą komunikować się z członkami Twojego zespołu i starać się dostosować do Twojego środowiska pracy, zamiast robić to na odwrót. Powinieneś stale mieć świadomość tego, jak technologia wpływa na Twój biznes, a Twój zewnętrzny partner powinien dbać o to, abyś miał łatwy dostęp do takich informacji.
Czy poświęcają wystarczająco dużo uwagi bezpieczeństwu?
Często Twoi pracownicy będą najsłabszym ogniwem w Twojej firmie. Każda firma, z którą rozmawiasz, powinna mieć kompleksowy plan rozwiązania tego problemu.
Czy Twoje dane są bezpieczne?
Twoje kopie zapasowe danych są tak dobre, jak możliwość ich przywrócenia. Z danymi wrażliwymi należy obchodzić się profesjonalnie, dlatego zawsze należy wymagać profesjonalizmu od firmy IT z którą podejmiesz współpracę
Możliwe problemy i sygnały ostrzegawcze
Trendy outsourcingowe rosną. Ale chociaż wszyscy usługodawcy mogą wyglądać tak samo na pierwszy rzut oka, poziom ich usług może być drastycznie różny. Zawsze możesz się spodziewać, że natkniesz się na niektórych nieuczciwych dostawców, więc zdecydowanie zaleca się trzymanie oczu otwartych. Oto kilka rzeczy, na które należy zwrócić uwagę przy porównywaniu dostawców na rynku outsourcingu:
Długość i warunki umowy. Przed podpisaniem jakichkolwiek dokumentów zapoznaj się z warunkami i wymaganiami umowy. Renomowani dostawcy usług, tacy jak JNS, oferują 30-dniową klauzulę rezygnacji bez opłat, która gwarantuje wysoką jakość usług. Jeśli nie jesteś zadowolony ze świadczonych usług, powinieneś mieć możliwość rozwiązania umowy lub zażądania zwrotu pieniędzy. Wszelkie inne oferty należy uznać za niedopuszczalne.
Dodatkowe koszty i opłaty. Liczba posiadanych użytkowników powinna być głównym czynnikiem w miesięcznych cenach. Dodanie nowych użytkowników powinno podnieść cenę, a usunięcie użytkowników powinno obniżyć koszty. Jeśli zwiążesz się umową, której nie możesz rozwiązać, nie będzie możliwości uniknięcia dodatkowych wydatków i wysokich opłat.
Przeszukuj sieć w poszukiwaniu recenzji i wyświetleń. Referencje klientów stały się wyznacznikiem jakości. Jeśli nie możesz znaleźć żadnych pozytywnych recenzji lub natrafisz na negatywne, być może ten dostawca usług nie jest wart twojego czasu i pieniędzy. Dotychczasowi klienci powinni mieć wystarczającą ilość informacji o potencjalnym dostawcy usług, więc rozważ również zapoznanie się z ich opiniami.
Średni czas oczekiwania i ogólna wydajność. Jeśli rozwiązanie jednego problemu zajęłoby 10 minut, a innego trwało godzinę, średni czas odpowiedzi wynosiłby 35 minut. Najważniejszym wskaźnikiem jest prawdopodobnie średni czas oczekiwania. Średnie czasy odpowiedzi powinny być przejrzyste i obliczane na podstawie wyników zespołu.
Zrozum, że nie każdy problem związany z informatyką można łatwo rozwiązać. W zależności od złożoności problemu może być konieczne jego eskalowanie do wyższych rang, a charakter problemu określi, jak długo potrwa rozwiązanie. Jednak szybka reakcja nie zawsze gwarantuje rozwiązanie. Potrzebujesz wykwalifikowanych techników IT z krótkimi czasami reakcji, jeśli szukasz outsourcingowego rozwiązania z idealną równowagą. .
Najlepsi dostawcy usług zapewniają dodatkową warstwę ochrony dla Ciebie i Twojej firmy. Monitorowanie 24/7 i zaplanowane raportowanie zapewniają jasny wgląd w zarządzanie i rozwój firmy.
W większości przypadków Twój zewnętrzny partner będzie obsługiwał wiele Twoich wrażliwych danych, więc chcesz się upewnić, że jest on wystarczająco kompetentny, aby obsłużyć je we właściwy sposób. Jedno naruszenie bezpieczeństwa może mieć katastrofalne konsekwencje dla Twojej firmy, dlatego wybór bezpiecznego dostawcy usług jest obowiązkowy dla większości firm. Zagrożenia bezpieczeństwa w Twojej sieci powinny być wykrywane, zanim staną się problemem, dlatego zawsze szukaj firm z pulą wysoko wykwalifikowanych talentów.
Kiedy należy rozważyć outsourcing IT?
Ciągłe postępy w technologii informacyjnej dały klientom prawo do bezstresowego korzystania z Twoich usług i produktów. Jeśli masz trudności z nadążaniem za zapytaniami i prośbami klientów, być może nadszedł czas, abyś zreorganizował swoje wewnętrzne zasoby. Outsourcing zapewnia więcej czasu na skupienie się na kluczowych kompetencjach, a mniej na rozwiązywanie problemów.
Po pewnym czasie małe i średnie przedsiębiorstwa mogą mieć trudności ze skalowaniem. Zwykle najważniejszym czynnikiem wzrostu jest gotowość technologiczna, a jeśli osiągnąłeś etap plateau w rozwoju swojego biznesu, może to zasługa technologii. Przestarzałe systemy wewnętrzne utrudniają utrzymanie stałego tempa, a zwrócenie się do outsourcingu technologii i dodanie kilku ekspertów do zespołu może mieć duże znaczenie.
Stała ciągłość biznesowa zależy od produktywności, ale Twoja infrastruktura technologiczna może ograniczać produktywność Twojego zespołu. Czasami przestarzałe oprogramowanie i rozwiązania sprzętowe wyrządzają więcej szkody niż pożytku, powodując przekroczenie terminów i zmniejszenie produktywności. Kiedy tak się dzieje, rozwiązania zlecone na zewnątrz mogą pomóc Ci zrozumieć problem, ale także jak go rozwiązać.
Często zdarza się, że firmy polegają na starych aplikacjach, które nie są obsługiwane przez ich programistów. Mogą one powodować długoterminowe problemy z bezpieczeństwem, które należy rozwiązać w sposób profesjonalny i bezpieczny. Zagrożenia bezpieczeństwa prowadzą do naruszeń danych, które mogą w ciągu kilku minut utrudnić całą operację.
Izolowane systemy silosowe powinny być ostatnim wskaźnikiem, że potrzebujesz usług outsourcingowych. Trudno nadążyć za postępem technologicznym, a wiele firm nadal polega na starszych systemach komputerowych. Modernizacja całej infrastruktury może trwać wiecznie i jest również uważana za nieproduktywną.
Pełne korzyści z outsourcingu rozwiązań IT
Podsumujmy i rozpoznajmy, jak duży wpływ na Twoją firmę może mieć zespół zlecony na zewnątrz.
- Niższe wewnętrzne koszty operacyjne i lepsze zarządzanie zasobami
- Ochrona danych i pełne plany odzyskiwania po awarii w przypadku naruszenia danych
- Krótsze czasy reakcji i efektywne rozwiązywanie problemów
- Wykwalifikowani pracownicy o wysokim poziomie wiedzy fachowej bez kosztownego procesu onboardingu
- Więcej czasu dla członków kierownictwa na skupienie się na podstawowych kwestiach w firmie
- Niezawodne wsparcie zarówno dla Twoich klientów, jak i pracowników
- Brak przestojów dzięki dużej puli talentów, którą można w pełni dostosować i zarządzać w zależności od potrzeb
- Szybkie i łatwe rozwiązywanie problemów na miejscu dzięki lokalnym rozwiązaniom outsourcingowym
- Monitoring systemu 24/7/365 i przejrzyste systemy cenowe
Twoja skalowalność zawsze będzie zależeć od Twojej zdolności do zaakceptowania i dostosowania się do nowych technologii. Własny personel wymaga dużo pracy i zasobów, na co obecnie nie może sobie pozwolić nowoczesne środowisko biznesowe. Dodatkowe wydatki na szkolenia i sprzęt pozostawiają mniej środków na rozwój i skalowanie biznesu. Dzięki usługodawcom outsourcingowym, takim jak JNS, zawsze możesz liczyć na obniżone ceny sprzętu i maksymalne bezpieczeństwo. W ostatecznym rozrachunku outsourcing można zdefiniować jako kompleksowe rozwiązanie dla firm, które zmagają się z wykorzystaniem nowych możliwości i borykają się z problemami związanymi ze skalowaniem.